ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:   2651     /QĐ-UBND	Thừa Thiên Huế, ngày  09 tháng 11 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

Về việc phê duyệt Đề án Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận

và trả kết quả hiện đại của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn

trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

 

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

 

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2016 của UBND tỉnh về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-TU ngày 20 tháng 7 năm 2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ  máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 2. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các đơn vị có liên quan trong việc tổ chức, triển khai thực hiện Đề án.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

 

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Bộ Nội vụ; - Vụ CCHC, Bộ Nội vụ; - Ban Thường vụ Tỉnh uỷ; - TT HĐND tỉnh; - CT và các PCT UBND tỉnh;                                                       - Các PCVP và CV: TC, TH; - Lưu: VT, NV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH     Đã ký-Nguyễn Văn Cao

 

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM       Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

ĐỀ ÁN

Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại của

Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

(Ban hành kèm theo Quyết định số   2651/QĐ-UBND

ngày 09 tháng 11 năm 2017 của UBND tỉnh)

 

Phần thứ nhất

CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

VÀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA,

CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ

TRẢ KẾT QUẢ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG,

THỊ TRẤN TRONG THỜI GIAN QUA

 

I. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

- Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính (CCHC) nhà nước giai đoạn 2011 -2020; Nghị quyết 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP;

- Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

- Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

- Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

- Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 22/5/2013 của Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh thực hiện thực hiện chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-2020;

- Quyết định số 639/QĐ-UBND ngày 31/3/2016 của UBND tỉnh về ban hành kế hoạch CCHC nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

- Nghị quyết số 02-NQ/TU ngày 20/7/2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh CCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020.

- Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08/10/2016 của UBND tỉnh về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-TU ngày 20/7/2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh CCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ  máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020.

II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TRONG THỜI GIAN QUA

Từ năm 2001, tỉnh đã triển khai diện rộng mô hình cải cách thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước các cấp, các ngành trên địa bàn toàn tỉnh. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) của các xã, phường, thị trấn đã được thành lập và bắt đầu hoạt động từ đầu năm 2002. Đến nay, có 152/152 xã phường, thị trấn thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ, được tổ chức triển khai như sau:

1. Về trình độ cán bộ, công chức cấp xã (thống kê năm 2016)

- Cán bộ: 1.608 người; trong đó, có 125 người chưa qua đào tạo (chiếm 7,8%).

- Công chức: Có 1.658 người; trong đó: 1.619 công chức đảm bảo trình độ chuyên môn (từ trung cấp chuyên ngành trở lên chiếm 97,6%); 981 công chức có trình độ chuyên môn là đại học và sau đại học (chiếm 59,2%); có 117/152 xã phường 100% công chức được bố trí theo đúng trình độ, chuyên môn nghiệp vụ. Có 39 người chưa qua đào tạo (chiếm 2,4%), cụ thể tại các chức danh như sau: Văn phòng - Thống kê có 293 người (có 05 người chưa qua đào tạo, chiếm 0,7%); Địa chính - Xây dựng có 315 người (có 10 người chưa qua đào tạo, chiếm 3,2%); Tài chính - Kế toán có 229 người (có 04 người chưa qua đào tạo, chiếm 1,7%); Tư pháp - Hộ tịch có 262 người (có 03 người chưa qua đào tạo, chiếm 1,1%); Văn hóa - Xã hội có 287 người (có 08 người chưa qua đào tạo, chiếm 2,8%); Trưởng công an có 134 người (có 07 người chưa qua đào tạo, chiếm 5,9%); Chỉ huy trưởng quân sự có 137 người (có 02 người chưa qua đào tạo, chiếm 2,9%).

2. Về cơ cấu tổ chức

Bộ phận TN&TKQ của UBND các xã, phường, thị trấn thường do lãnh đạo UBND cấp xã làm Trưởng Bộ phận; trong đó: Bố trí  bình quân 07 công chức/đơn vị (gồm các công chức theo quy định tại Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ: Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hóa - Xã hội; Địa chính - Xây dựng - Đô thị và Môi trường đối với phường, thị trấn hoặc Địa chính - Xây dựng - Nông nghiệp và Môi trường đối với xã) để tiếp nhận và trả kết quả các lĩnh vực, TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp xã đã được UBND tỉnh công bố.

3. Về cơ sở vật chất

UBND các xã, phường, thị trấn đã trang bị một số cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc giải quyết các TTHC. Kết quả khảo sát tại 144/152 xã, phường, thị trấn trên địa bàn toàn tỉnh, như sau:

- Diện tích phòng làm việc bình quân là 46,8m2. Có 60,4% (87/144)  đơn vị với diện tích phòng làm việc đảm bảo trên 40m2;  có 37,5% (54/144) đơn vị bố trí phòng làm việc riêng cho Bộ phận TN&TKQ.

- Có 9,7% (07/144) địa phương đã trang bị điều hòa nhiệt độ (với 14 máy), có 20,8% (30/144) đơn vị có hệ thống camera theo dõi, giám sát; có 13,2% (19/144) đơn vị có hệ thống tra cứu thông tin TTHC.

- Có 41% (59/144) địa phương trang bị từ 4 máy vi tính trở lên, có 96,5% (139/144) đơn vị có trang bị máy in và có 67,4% (97/144) đơn vị trang bị máy photocopy.

4. Về TTHC thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ

- Có 20/22 lĩnh vực (tương ứng với 134/160 TTHC) được đưa vào thực hiện cơ chế một cửa. Một số xã đưa thêm lĩnh vực lĩnh vực công an và dân quân tự vệ vào thực hiện cơ chế một cửa tại đơn vị.

- Có 40,3% địa phương đang triển khai thực hiện liên thông nhóm các TTHC cho trẻ em dưới 6 tuổi (gồm cấp giấy khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế và đăng ký thường trú) và 11 TTHC thuộc lĩnh vực người có công.

- 100% TTHC đã được công khai, minh bạch về trình tự, thủ tục, phí và lệ phí, thời gian giải quyết.

5. Về kết quả giải quyết TTHC

Năm 2016, có 496.257 hồ sơ được tiếp nhận, giải quyết; trong đó: có 495.097 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 99,77%) đã giải quyết đúng hẹn, 420 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 0,08%) trễ hẹn, 740 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 0,15%) đang giải quyết và tồn đọng. Đặc biệt là có 48% địa phương giải quyết 100% hồ sơ đúng hẹn.

Tóm lại, có thể khẳng định cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông triển khai thực hiện trong thời gian qua ở cấp xã đã khắc phục tình trạng chậm trễ, đùn đẩy, né tránh; giảm bớt phiền hà, tiêu cực, nhũng nhiễu trong quá trình giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân, góp phần đẩy nhanh chương trình CCHC của tỉnh, cấp huyện, cấp xã;  TTHC được giải quyết nhanh gọn, thuận tiện, rõ ràng, đúng pháp luật, được cá nhân và tổ chức đồng tình ủng hộ.

Tuy nhiên, so với yêu cầu, hoạt động của Bộ phận TN&TKQ tại UBND các xã, phường, thị trấn thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:

- Một số địa phương chưa quan tâm cập nhật, niêm yết TTHC một cách kịp thời, chính xác; hệ thống sổ sách, tài liệu không đảm bảo; quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC vẫn còn tình trạng yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết, theo dõi tiến độ thực hiện TTHC và kiểm tra, giám sát hoạt động tại Bộ phận TN&TKQ còn yếu. Toàn tỉnh có 67/144 đơn vị có sử dụng các phần mềm dùng chung tuy nhiên chỉ có 26/67 đơn vị có sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.

- Vẫn còn 35/152 xã, phường, thị trấn bố trí 39 công chức chưa qua đào tạo hoặc chưa bố trí theo đúng trình độ, chuyên môn nghiệp vụ.

- Mối quan hệ trong giải quyết TTHC còn thiếu chặt chẽ, chưa có sự ràng buộc cụ thể; liên thông với UBND cấp huyện còn hạn chế.

- Cơ sở vật chất còn thiếu, trang thiết bị lạc hậu: Có 39,6%  địa phương diện tích Bộ phận TN&TKQ chưa đảm bảo trên 40m²; 53%  đơn vị có trang thiết bị bố trí phục vụ công việc chưa đảm bảo; hệ thống phần mềm quản lý chưa đồng bộ, bình quân có 3,4 máy tính/địa phương.

- Việc chi trả phụ cấp cho công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ ở khá nhiều địa phương chưa kịp thời. Có 36/144 UBND các xã, phường, thị trấn chưa chi trả phụ cấp.

Nguyên nhân của tồn tại hạn chế:

- Nhận thức của cấp ủy, chính quyền các cấp, nhất là người đứng đầu của một số địa phương về vị trí, yêu cầu của việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông chưa thật sự đầy đủ.

- TTHC thuộc một số lĩnh vực vẫn còn rườm rà, phức tạp chưa được đơn giản hóa gây khó khăn cho quá trình thực hiện không chỉ đối với tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp mà cả đối với cán bộ, công chức.

- Việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông cần nguồn lực về tài chính trong điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh và đơn vị còn khó khăn, khả năng bố trí ngân sách còn chưa đáp ứng nhu cầu công việc.

- Số lượng, chất lượng của một bộ phận cán bộ, công chức tại địa phương làm việc tại Bộ phận TN&TKQ còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng với yêu cầu.

- Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên, việc đánh giá chưa thực chất; thông tin, tuyên truyền chưa hiệu quả; công tác sơ, tổng kết, tập huấn, trao đổi học tập kinh nghiệm…chưa kịp thời, chưa nề nếp.

- Chưa có sự phối hợp thật chặt chẽ giữa các sở, ngành, cấp huyện, các cơ quan, đơn vị và trong nội bộ từng cơ quan để tạo ra sự đồng bộ, thống nhất trong thực hiện. Thẩm quyền của các cơ quan tham gia cơ chế liên thông như nhau nên việc đôn đốc thực hiện của cơ quan đầu mối chưa hiệu lực, hiệu quả.

III. SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HIỆN ĐẠI CẤP XÃ

Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã được thành lập có ý nghĩa tạo sự thống nhất và quyết tâm cao của cả hệ thống chính trị trong cải cách TTHC và giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân để nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ hành chính công.

Việc triển khai Bộ phận TN&TKQ cấp xã theo hướng hiện đại là nhằm tăng cường sự giám sát của nhân dân đối với hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức; đồng thời, tăng tính minh bạch của UBND cấp xã. Từ đó, giúp UBND các xã, phường, thị trấn điều chỉnh hoạt động, cải tiến cách thức làm việc, quy trình giải quyết công việc để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ tổ chức, cá nhân.

Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã được thành lập sẽ có ưu điểm:

- Tạo tính thống nhất trong thực hiện cơ chế một cửa và tạo liên thông, đồng bộ trong giải quyết TTHC giữa UBND cấp xã với các Trung tâm Hành chính công cấp huyện và các cơ quan, đơn vị liên quan;

- Các thành phần hồ sơ được số hóa và được giảm bớt theo hướng đơn giản, được lưu giữ sử dụng chung và được kết nối, giải quyết trực tuyến ở mức độ 3, 4; 

- Kiểm soát chặt chẽ, khách quan chế độ công vụ của cán bộ, công chức nhằm nâng cao chất lượng công việc; kỷ luật kỷ cương thực thi công vụ. Chất lượng cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã đảm bảo có năng lực, trình độ, kinh nghiệm công tác, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và có thái độ, tác phong lịch sự, tận tình trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân;

- Giảm chi phí, thực hiện tiết kiệm, tạo sự đồng bộ trong mua sắm, sử dụng trang thiết bị dùng chung phục vụ cho việc số hóa hồ sơ, kiểm tra, giám sát hồ sơ trên môi trường mạng;

- Giảm phiền hà, đi lại của tổ chức, cá nhân cũng như tăng cường được sự giám sát của tổ chức, cá nhân đối với các cơ quan nhà nước;

- Tăng cường việc liên thông giải quyết TTHC, TTHC liên thông trên môi trường mạng.

Trên cơ sở kết quả đạt được trong thời gian qua, những hạn chế và qua nghiên cứu mô hình thực tế tại một số tỉnh, thành phố đã triển khai thực hiện thành công, cùng với việc xây dựng chính quyền điện tử tại tỉnh thì việc xây dựng Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã là hết sức cần thiết đáp ứng yêu cầu CCHC phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tới.

Phần thứ hai

NỘI DUNG THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

- Nâng cao chất lượng phục vụ và tạo sự hài lòng của tổ chức, cá nhân trong việc giải quyết TTHC đối với cơ quan hành chính nhà nước.

- Hiện đại hóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân.

2. Mục tiêu cụ thể

- Đến hết năm 2017, hoàn thiện các quy định về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. Rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc các quy định nội bộ về thực hiện cơ chế một cửa, các quy chế phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông, cơ chế một cửa liên thông theo hướng hiện đại.

- Đến hết năm 2018, 100%  TTHC đang áp dụng theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được rà soát, từng bước đơn giản hóa.

- Rà soát, thực hiện có hiệu quả các cơ chế liên thông đã triển khai; triển khai thêm các hình thức, TTHC, nhóm TTHC liên thông khác ở cấp xã, huyện, tỉnh.

- Triển khai giải quyết TTHC đạt 100% trên môi trường mạng và sử dụng hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý TTHC cấp xã.

- Đến năm 2020, Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại 152/152 đơn vị cấp xã hoạt động ổn định, thông suốt, hiệu quả:

+ Năm 2018, kết nối mạng tập trung toàn tỉnh đến tất cả Bộ phận TN&TKQ của 152/152 xã, phường, thị trấn.

+ Năm 2018 thí điểm hình thức liên thông hiện đại tại 18 đơn vị cấp xã (mỗi huyện có 02 đơn vị) và nhân rộng thêm 82 xã, phường, thị trấn.

+ Năm 2019, triển khai Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại 52 xã, phường, thị trấn còn lại.

+ Năm 2020, rà soát đánh giá hoạt động của Bộ phận TN&TKQ hiện đại.

II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BỘ PHẬN TN&TKQ HIỆN ĐẠI

1. Vị trí

- Bộ phận TN&TKQ hiện đại đặt trụ sở tại UBND cấp xã được trang bị hiện đại và áp dụng phần mềm điện tử, được kết nối liên thông với UBND cấp huyện, sở, ban, ngành cấp tỉnh trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã.

- Bộ phận TN & TKQ hiện đại chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn.

2. Nhiệm vụ

- Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng các quy định TTHC bằng văn bản giấy và trên màn hình điện tử;

- Thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền theo quy định;

- Theo dõi, giám sát, đôn đốc các bộ phận, công chức chuyên môn và các cơ quan liên quan trong giải quyết TTHC đảm bảo tiến độ và thời gian theo quy định;

- Tiếp nhận, giải quyết (theo thểm quyền), tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết TTHC;

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật; tổ chức vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm; công tác an ninh mạng;

- Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức;

- Thực hiện nhiệm vụ thông tin, báo cáo và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.

3. Tổ chức và biên chế

a) Tổ chức:

Bộ phận TN&TKQ hiện đại do lãnh đạo UBND cấp xã làm Trưởng bộ phận và các công chức chuyên môn trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ của tất cả các lĩnh vực, TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp xã.

Công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ hiện đại được bố trí theo các chức danh, gồm:

+ Các công chức: Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hóa - Xã hội; Địa chính - Xây dựng - Đô thị và Môi trường (đối với các phường, thị trấn) hoặc Địa chính - Xây dựng - Nông nghiệp và Môi trường (đối với các xã).

+ Tùy theo tình hình thực tế tại địa phương, UBND cấp xã chủ động quyết định bố trí các công chức công an, quân sự.

Số lượng các công chức theo các chức danh làm việc tại Bộ phận TN & TKQ hiện đại được Chủ tịch UBND cấp xã quy định phù hợp với nhu cầu giải quyết hồ sơ của địa phương.

b) Biên chế:

UBND cấp xã chủ động bố trí số lượng người làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại trong tổng số biên chế được giao theo phân loại đơn vị hành chính của các cơ quan, đơn vị và phải đảm bảo:

- Đầy đủ các công chức theo các chức danh và phù hợp với quy định tại Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ (đối với công chức công an, quân sự, tùy tình hình thực tế địa phương để bố trí).

- 100% TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND, Chủ tịch UBND cấp xã được hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả, thu phí, lệ phí tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại trong tất cả các ngày làm việc (đối với các TTHC thuộc lĩnh vực công an, quân sự, nghiên cứu đưa các TTHC liên quan đến công dân, tổ chức).

4. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả hiện đại

a) Tiếp nhận hồ sơ (kèm theo sơ đồ quy trình tiếp nhận hồ sơ)

- Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC trực tiếp đến liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã, gửi qua bưu điện hoặc qua dịch vụ công trực tuyến.

- Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã có trách nhiệm số hoá các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC và được lưu giữ sử dụng chung (đối với hồ sơ của các tổ chức, các tổ chức phải tự số hóa).

- Cán bộ/công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần bằng văn bản để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh (hoặc gửi văn bản hướng dẫn việc bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ gửi qua bưu điện).

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cập nhật vào phần mềm điện tử và viết Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả chuyển cho tổ chức, cá nhân; nếu hồ sơ tiếp nhận qua bưu điện thì gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua bưu điện hoặc nếu hồ sơ tiếp nhận trên cổng/trang dịch vụ công trực tuyến thì chuyển Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên môi trường mạng.

b) Giải quyết hồ sơ (kèm theo sơ đồ quy trình giải quyết hồ sơ)

Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả trong ngày: Công chức/viên chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thẩm định, trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân (đối với hồ sơ tiếp nhận trước 11h00 sáng thì hẹn hoàn trả trước 16h30 chiều cùng ngày, đối với hồ sơ tiếp nhận vào buổi chiều thì được phép hoàn trả trước 11h00 của sáng hôm sau).

Đối với hồ sơ quy định có thời gian giải quyết và trả kết quả nhiều ngày: Cán bộ/công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển công chức, cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC (đối với các TTHC liên thông).

Đối với một số lĩnh vực đảm bảo các điều kiện giải quyết trên môi trường mạng (kể cả hồ sơ dịch vụ công trực tuyến): Hồ sơ được thực hiện giải quyết hoàn toàn trên phần mềm điện tử của Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã.

c) Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân (kèm theo sơ đồ quy trình trả kết quả hồ sơ)

Kết quả giải quyết TTHC của Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã được cập nhật vào phần mềm điện tử và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua bưu điện).

Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã thông báo cho công chức chuyên môn có liên quan giải quyết hồ sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Công chức chuyên môn, đơn vị giải quyết hồ sơ phải có văn bản trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau, kèm Phiếu xin lỗi. Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã có văn bản gia hạn thời gian giải quyết, trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau kèm Phiếu xin lỗi và chuyển văn bản đến tổ chức, cá nhân.

d) Thu phí và lệ phí:

Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã bố trí cán bộ/công chức thực hiện việc thu phí, lệ phí đối với những công việc (hoặc TTHC) được thu phí, lệ phí và thực hiện việc thanh, quyết toán theo đúng quy định của pháp luật.

5. Công nghệ thông tin

a) Trang thiết bị điện tử:

- Máy vi tính cá nhân, hệ thống mạng: Trang bị máy tính cấu hình cao cho 100% cán bộ, công chức, viên chức, 100% có mạng LAN, kết nối internet, mạng WAN từ Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã đến Trung tâm Hành chính công cấp huyện và tích hợp dữ liệu của tỉnh.

- Kiốt tra cứu thông tin: Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các TTHC  quy định tại Quyết định công bố TTHC của UBND tỉnh, tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ TTHC, đánh giá mức độ hài lòng.

- Thiết bị máy quét nhằm số hóa hồ sơ và thiết bị đọc mã vạch nhằm tra cứu hồ sơ.

- Màn hình hiển thị thông tin: Bao gồm thông tin hướng dẫn về TTHC, tình hình giải quyết TTHC của Bộ phận TN&TKQ và các thông tin tuyên truyền khác về TTHC.

- Hệ thống camera giám sát: Trang thiết bị giúp lãnh đạo UBND cấp xã,  Bộ phận TN&TKQ cấp xã có thể giám sát hoạt động của các cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ, bảo đảm tính công khai, minh bạch khi giải quyết TTHC.

b) Hệ thống phần mềm điện tử:

Sử dụng thống nhất phần mềm Cổng dịch vụ công tỉnh Thừa Thiên Huế trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả tại Bộ phận TN&TKQ cấp xã.

- Phần mềm điện tử, đảm bảo các yêu cầu chức năng chính:

+ Tiếp nhận và trả kết quả;

+ Cập nhật thông tin, tiến trình và kết quả giải quyết hồ sơ;

+ Tra cứu thông tin hồ sơ, quy trình, biểu mẫu;

+ Thống kê, tổng hợp;

+ Quản lý thu phí, lệ phí;

+ Đánh giá xếp hạng cán bộ;

+ Kiểm soát tình hình giải quyết hồ sơ;

- Các phần mềm tin học khác phục vụ điều hành tác nghiệp và các hoạt động của Bộ phận TN&TKQ cấp xã.

 

Phần thứ ba

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

1. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức

a) Đảm bảo số lượng công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại và tham gia trong quá trình giải quyết TTHC phù hợp với tình hình thực hiện TTHC tại UBND các xã, phường, thị trấn;

b) Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ CCHC theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại; không ngừng nâng cao năng lực quản trị, khai thác, vận hành ứng dụng phần mềm hệ thống thông tin trong quản lý và giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã.

c) Tăng cường hơn nữa kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng hành chính đối với cán bộ, công chức. Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân cho mỗi cán bộ, công chức.

d) Thường xuyên bồi dưỡng tin học nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC của cán bộ, công chức.

đ) Nâng cao hiệu quả giám sát của nhân dân đối với hoạt động của          công chức tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại.

2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Bộ phận TN&TKQ hiện đại

a) Đầu tư, cải tạo nâng cấp phòng làm việc

- Bộ phận TN&TKQ hiện đại phải đảm bảo diện tích theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ; đảm bảo thông thoáng, tiện lợi cho việc giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân.

- Đảm bảo không gian làm việc nghiêm túc, bố trí liên thông, tiện lợi cho việc giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân.

- Việc đầu tư, cải tạo, nâng cấp phòng làm việc Bộ phận TN&TKQ hiện đại của các cơ quan, đơn vị được thực hiện phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.

b) Đầu tư trang thiết bị

- Nâng cấp và bổ sung các phương tiện làm việc của cán bộ, công chức tham gia trong quy trình giải quyết TTHC.

- Trang bị đầy đủ các nhu cầu cơ bản cho tổ chức và công dân khi liên hệ giải quyết các TTHC như: ghế ngồi, nước uống, báo chí, quạt mát, thiết bị hỗ trợ tra cứu thông tin…

- Có bố trí các camera quan sát để lãnh đạo có thể giám sát được quá trình làm việc của công chức tại Bộ phận TN&TKQ.

Trang thiết bị điện tử, tin học tại Bộ phận TN &TKQ hiện đại

TT	Tên thiết bị	Mục đích sử dụng	ĐVT	Số lượng tối thiểu
	Máy quét mã vạch	Mã vạch gắn với mỗi hồ sơ TTHC mới tiếp nhận. Tích hợp với phần mềm một cửa để in mã vạch vào phiếu biên nhận hồ sơ Sử dụng mã vạch để tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ	Bộ	01
	Hệ thống máy tính, hoặc màn hình cảm ứng hiển thị kết quả giải quyết TTHC	Để phục vụ tổ chức, công dân tự tra cứu các thông tin hướng dẫn về trình tự, hồ sơ, hiển thị kết quả giải quyết TTHC	Bộ	01
	Máy tính để bàn, màn hình LCD…	Để phục vụ công chức làm việc tại Bộ phận TN &TKQ	Bộ	04
	Hạ tầng mạng LAN, WAN	Để kết nối mạng trong Bộ phận TN & TKQ, công chức chuyên môn, lãnh đạo và kết nối với CSDL của tỉnh	Hệ thống	01
	Hệ thống camera giám sát (2 máy quay kèm màn hình hiển thị chuyên dụng)	Để theo dõi toàn bộ hoạt động diễn ra hàng ngày tại Bộ phận TN & TKQ. Giúp hạn chế các hành vi gây phiền hà, nhũng nhiễu của công chức tiếp nhận và trả kết quả đối với tổ chức và công dân. Các hình ảnh sẽ được lưu lại và truyền qua hệ thống mạng LAN, WAN   có thể xem trên máy vi tính.	Hệ thống	01
	Máy in	Máy in phục vụ in giấy biên nhận và các tài liệu cần thiết khác tại Bộ phận TN&TKQ	Chiếc	02
	Máy quét tự động A4 để số hóa hồ sơ	Để quét các hồ sơ cần thiết	Chiếc	01
	Máy photocopy	Photocopy các tài liệu liên quan	Bộ	01

 

 

Khái toán kinh phí đầu tư cho triển khai Bộ phận TN& TKQ hiện đại

tại một UBND xã, phường, thị trấn

 

TT	Hạng mục	Kinh phí (VNĐ)
1	- Xây dựng hệ thống phần mềm một cửa điện tử	Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp
2	- Kinh phí mua sắm nội thất theo Danh mục trang thiết bị tại Bộ phận TN & TKQ
3	- Kinh phí mua sắm thiết bị điện tử, tin học	217.000.000
4	- Kinh phí triển khai, tập huấn phần mềm:	2.000.000
5	- Chí phí khác (tư vấn, lắp đặt, lập và quản lý dự án...)	1.000.000
	Tổng cộng	220.000.000

 

 

3. Kinh phí:

- UBND các xã, phường, thị trấn tiến hành xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Đề án, gửi UBND cấp huyện để tổng hợp trình UBND tỉnh phê duyệt (thông qua Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Nội vụ) theo tỷ lệ UBND tỉnh 30%, UBND cấp huyện 50% tổng kinh phí, UBND cấp xã 20% (của từng địa phương). Riêng 02 huyện Nam Đông và A Lưới: Ngân sách tỉnh hỗ trợ 100% kinh phí (trừ đi phần thiết bị và kinh phí hiện đang có).

- Kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên của Bộ phận TN&TKQ hiện đại do ngân sách UBND cấp xã đảm bảo.

4. Trách nhiệm thực hiện của các cơ quan, đơn vị, địa phương:

a) Văn phòng UBND tỉnh:

Tổ chức rà soát, thẩm định, tham mưu UBND tỉnh ban hành Bộ TTHC dùng chung cấp xã để thực hiện đồng bộ, thống nhất.

b) Sở Nội vụ:

- Có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn triển khai thực hiện Bộ phận TN&TKQ hiện đại khi Đề án được phê duyệt.

- Chủ trì theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, xử lý hoặc kiến nghị Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện Đề án.

c) Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện Bộ phận TN&TKQ hiện đại, thẩm định Đề án và dự toán kinh phí thực hiện của UBND các xã, phường, thị trấn.

- Hàng năm, tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí cho các cơ quan, đơn vị để đầu tư cải tạo, nâng cấp, sửa chữa nơi làm việc của Bộ phận TN&TKQ hiện đại, mua sắm trang thiết bị tin học, phương tiện làm việc và các thiết bị cần thiết khác theo tiến độ thực hiện Đề án Bộ phận TN&TKQ hiện đại.

d) Sở Thông tin và Truyền thông:

- Tham mưu UBND tỉnh quản lý tập trung hệ thống phần mềm điện tử tại Bộ phận TN&TKQ cấp xã.

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng và triển khai Phần mềm một cửa điện tử nhằm mục tiêu có thể kết nối, tích hợp phần mềm một cửa điện tử của các cơ quan, đơn vị trên phạm vi toàn tỉnh.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc trang bị phần cứng, mạng, các loại trang thiết bị điện tử cần thiết để xây dựng và hoàn thiện mô hình một cửa hiện đại.

- Phối hợp với Sở Nội vụ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm và tổ chức tập huấn, triển khai để đảm bảo khai thác hiệu quả tất cả các tính năng của phần mềm.

- Chủ trì triển khai công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức và thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong cộng đồng doanh nghiệp, công dân.

đ) Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố:

Phối hợp với các cơ quan có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp huyện tiếp tục tăng cường thực hiện TTHC liên thông giữa các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện, xã để tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho tổ chức, cá nhân trong giải quyết các TTHC.

e) Báo Thừa Thiên Huế, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, tuyên truyền việc thực hiện Đề án này; thời gian ngay sau khi Đề án được phê duyệt.

g) UBND các huyện, thị xã, thành phố:

- Căn cứ Đề án khảo sát cơ sở vật chất, lập dự toán ngân sách thực hiện gửi Sở Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét quyết định. Thời gian gửi dự toán ngân sách trước ngày 15/2/2018;

- Tổ chức triển khai Đề án đến các xã, phường, thị trấn, tăng cường đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ và phong cách giao tiếp, ứng xử của đội ngũ công chức trực tiếp làm việc tại Bộ phận TN&TKQ cấp xã.

- Có kế hoạch, tập trung bố trí ngân sách đầu tư cải tạo, nâng cấp phòng làm việc của Bộ phận TN&TKQ để đến tháng 6/2019 có 100% các xã, phường, thị trấn đảm bảo diện tích phòng làm việc.

- Định kỳ hàng quý, 6 tháng và năm báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để theo dõi, tổng hợp.

k) UBND các xã, phường, thị trấn:

- Kiện toàn Bộ phận TN&TKQ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại do Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách. Đồng thời, ban hành quyết định điều động, phân công công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.

- Ban hành quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận TN&TKQ và quy trình, thủ tục tiếp nhận, xử lý, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại.

- Tăng cường đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ và phong cách giao tiếp, ứng xử của đội ngũ công chức trực tiếp làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.

- Phối hợp với các cơ quan có liên quan lập thủ tục đầu tư cải tạo, nâng cấp phòng làm việc của Bộ phận TN&TKQ; mua sắm, lắp đặt trang thiết bị tin học (phần cứng và phần mềm), các thiết bị cần thiết khác để phục vụ việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật về đầu tư xây dựng.

- Niêm yết công khai các quy định, TTHC, giấy tờ hồ sơ, mức thu phí, lệ phí, thời hạn giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ.

- Thông tin tuyên truyền để tổ chức, cá nhân biết về hoạt động của Bộ phận TN&TKQ và giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại tại đơn vị.

- Thường xuyên rà soát quy trình, TTHC, giấy tờ, hồ sơ; cải tiến phần mềm, trang thiết bị; cải tiến lề lối làm việc,... để từng bước nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định.

- Quản lý hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, đảm bảo các phần mềm vận hành thông suốt.

- Định kỳ hàng quý, 6 tháng và năm báo cáo kết quả thực hiện về UBND cấp huyện (thông qua Phòng Nội vụ) để theo dõi, tổng hợp.

5. Tiến độ thực hiện dự án

a) Đến tháng 6/2018:

- Hoàn thành triển khai thí điểm tại 2 xã, phường, thị trấn/9 huyện, thị xã, thành phố  (của 87 xã, phường, thị trấn đã đảm bảo diện tích phòng làm việc).

b) Đến tháng 12/2018:

- Hoàn thành triển khai nhân rộng tại 102 xã, phường, thị trấn (ưu tiên triển khai thực hiện tại 87 xã, phường, thị trấn đã đảm bảo diện tích phòng làm việc và 15 phường, thị trấn chưa đảm bảo diện tích phòng làm việc).

c) Tháng 12/2019:

- Hoàn thành triển khai tại 50 xã, phường, thị trấn còn lại.

Trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, nếu có vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh./.

 

                                                                 TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

                                        CHỦ TỊCH

 

 

                                                                               Đã ký-Nguyễn Văn Cao

 

 

 

Khái toán trang thiết bị điện tử, tin học
STT	Loại thiết bị	Đơn giá	Số lượng	Số lượng đơn vị	Tổng
1	Thiết bị đọc mã vạch	8.000.000	4	152	4.864.000.000
2	Kiosk thông tin	22.000.000	1	152	3.344.000.000
3	Máy tính để bàn	12.500.000	4	152	7.600.000.000
4	Hoàn chỉnh mạng LAN	5.000.000	1	152	760.000.000
5	Camera (Trọn gói)	10.000.000	2	152	3.040.000.000
6	Màn hình trình chiếu	13.500.000	1	152	2.052.000.000
7	Máy in	5.000.000	2	152	1.520.000.000
8	Máy quét (scan)	19.500.000	1	152	2.964.000.000
9	Máy photocopy	45.000.000	1	152	6.840.000.000
	Tổng mức đầu tư				32.984.000.000
	Bình quân/01 xã, phường, thị trấn				217.000.000

 

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN CẤP XÃ

Trách nhiệm	Nội dung và trình tự thực hiện	Ghi chú
Cá nhân, tổ chức
Công chức của Bộ phận TN&TKQ	Hướng dẫn quy trình tiếp nhận
Cá nhân, tổ chức	xếp hàng
Cá nhân, tổ chức, công chức của Bộ phận TN&TKQ	Đăng ký tài khoản người sử dụng	Áp dụng chỉ 1 lần cho cá nhân, tổ chức giao dịch TTHC
Cá nhân, tổ chức	Lựa chọn TTHC   Cập nhật thông tin
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Phiếu hồ sơ (mã hồ sơ)
Cá nhân, tổ chức	Nộp hồ sơ (mã hồ sơ)
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Tiếp nhận hồ sơ
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Kiểm tra thành phần hồ sơ
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Thiếu thành phần, số lượng Đầy đủ, đúng                                                                                       à
Cá nhân, tổ chức	Nộp phí, lệ phí
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Hẹn trả kết quả
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Số hóa hồ sơ ban đầu Cập nhật thông tin ban đầu
Công chức chuyên môn/TN&TKQ	Hồ sơ được tiếp nhận

Chú thích:

à: Đề nghị bổ sung hồ sơ 1 lần (đảm bảo đúng thành phần, đủ số lượng). Trường hợp từ 2 lần trở lên thì kèm thư xin lỗi.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT MỘT CỬA CẤP XÃ

Trách nhiệm	Nội dung và trình tự thực hiện	Ghi chú
Công chức chuyên môn
Công chức chuyên môn	Thẩm tra nội dung hồ sơ
Công chức chuyên môn	Thực hiện giải quyết/ thẩm tra, xác minh hồ sơ	Thực hiện quy trình liên thông (nếu có)
Công chức chuyên môn	Dự thảo văn bản
Lãnh đạo cấp xã	Phê duyệt   à
Văn thư của xã	Phát hành theo đúng quy trình
Công chức chuyên môn/ tiếp nhận và trả kết quả	Số hóa hồ sơ Scan       Nhập CSDL
Công chức chuyên môn/ tiếp nhận và trả kết quả	Hồ sơ thẩm tra, xác minh Hồ sơ được giải quyết     Hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết

Chú thích:

à: Hồ sơ đã đến hạn nhưng chưa có kết quả thì kèm thư xin lỗi của lãnh đạo cấp xã kèm phiếu gia hạn trả kết quả.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TRẢ KẾT QUẢ CẤP XÃ

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH  LIÊN THÔNG

Trách nhiệm	Nội dung và trình tự thực hiện	Ghi chú
Công chức chuyên môn
Công chức chuyên môn	Dự thảo đề nghị thẩm tra xác minh
Lãnh đạo UBND cấp xã	Phê duyệt
Văn thư	Phát hành theo đúng quy trình
Công chức chuyên môn	Số hóa hồ sơ     Nhập CSDL Scan
Công chức chuyên môn	Chuyển hồ sơ Trung tâm Hành chính công cấp huyện/cơ quan, đơn vị liên quan

MẪU

QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN…	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:           /QĐ-UBND	…, ngày        tháng     năm 2017

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của

Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn…

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN….

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-TU ngày 20 tháng 7 năm 2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ  máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016-2020;

Xét đề nghị của Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn…

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, nhân sự, hành chính,  điều hành trực tiếp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn...

Điều 2. Nhiệm vụ:

1. Tổ chức việc tiếp nhận, giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân:

Tổ chức niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các thủ tục hành chính.

Bố trí công chức: Số hoá các hồ sơ của tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính và được lưu giữ sử dụng chung; hướng dẫn, tiếp nhận, giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn..., Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn...

Điều hòa, phối hợp hoạt động hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của các công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

2. Giải thích, hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện việc nộp và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền tại xã/phường/thị trấn...

3. Theo dõi, đôn đốc công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... trong tiếp nhận, hướng dẫn, giải quyết, trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính.

4. Tổng hợp tình hình, kết quả công tác tiếp nhận, hướng dẫn, trả kết quả, giám sát, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính của công chức tham gia tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn...

Thực hiện công tác đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức được bố trí làm nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

5. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện những công việc có liên quan trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính liên thông; trao đổi công tác nghiệp vụ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

6. Phối hợp với Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn... tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã/phường/thị trấn... trong việc:

Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính và việc thực hiện nhiệm vụ của công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... theo quy định.

Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; cung cấp dịch vụ hỗ trợ để hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của tổ chức, cá nhân về các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để tổng hợp, báo cáo đề xuất với Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn... việc điều chỉnh, sửa đổi, thay thế, bổ sung danh mục, quy trình và các nội dung liên quan khác trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

Đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; tích hợp dữ liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động.

7. Quản lý nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... theo quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết thủ tục hành chính, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn.... Thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.

Thực hiện việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được giao.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế:

1. Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...: Chủ tịch UBND xã/phường/thị trấn...

2. Các công chức làm việc gồm:

Điều 4. Cơ chế tài chính và cơ sở vật chất:

1. Kinh phí hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước cấp và một phần kinh phí được trích lại từ việc thu phí, lệ phí liên quan đến hoạt động giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật về việc thu, quản lý, sử dụng phí và lệ phí.

2. UBND xã/phường/thị trấn... có trách nhiệm đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

Điều 5. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn... xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... trình Chủ tịch UBND xã/phường/thị trấn... phê duyệt để thực hiện.

Điều 6. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 7. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn..., công chức được bố trí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

MẪU

QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG

CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

ỦY BAN NHÂN DÂN   XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN…	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:           /QĐ-UBND	..., ngày … tháng ... năm 2017

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn…

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN….

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Xét đề nghị của Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn…

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn...

Điều 2. Giao Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn… hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này, định kỳ báo cáo UBND xã/phường/thị trấn...

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn…, công chức được bố trí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã/phường/thị trấn... và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn…

 (Ban hành kèm theo Quyết định số      /QĐ-UBND

ngày      tháng    năm 2017  của UBND xã/phường/thị trấn…)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về nguyên tắc, lề lối làm việc, chế độ trách nhiệm của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn… (sau đây gọi tắt là UBND cấp xã) các cơ quan, tổ chức, cá nhân và đơn vị có liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã.

2. Đối tượng áp dụng, gồm: Các tổ chức, cá nhân và các cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết các TTHC (sau đây gọi chung là cơ quan chức năng) thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân.

2. Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện TTHC trong giải quyết một công việc cụ thể cho tổ chức, cá nhân.

3. Hồ sơ là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện TTHC cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết TTHC trước khi cơ quan thực hiện TTHC giải quyết một công việc cụ thể cho tổ chức, cá nhân.

4. Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ đúng số lượng và có đủ các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật.

5. Hồ sơ chưa hợp lệ là hồ sơ chưa đủ số lượng hoặc chưa có đủ các loại giấy tờ theo quy định.

6. Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết là hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ phận TN&TKQ.

7. Ngày làm việc: Ngày làm việc là các ngày trong tuần từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy, trừ những ngày nghỉ theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Nguyên tắc làm việc

1. Bộ phận TN&TKQ là đầu mối tập trung để các công chức đến thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC liên quan đến tổ chức, cá nhân.

2. Toàn bộ quá trình giải quyết TTHC, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ phải thực hiện nghiêm túc quy trình, bảo đảm cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC trong danh mục TTHC đã quy định thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ chỉ đến làm việc tại một địa chỉ là Bộ phận TN&TKQ để được giải quyết các TTHC.

3. Công chức được cấp tài khoản (account) để truy cập Phần mềm điện tử, có trách nhiệm nghiêm túc tuân thủ quy trình và hướng dẫn sử dụng của phần mềm, cập nhật đầy đủ các nội dung vào phần mềm theo yêu cầu đặt ra. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới việc phần mềm điện tử ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản...) và cập nhật các thông tin đã xử lý vào hệ thống ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

4. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công chức có thái độ hòa nhã, ân cần, lịch sự, nghiêm túc trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân; không gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực hoặc có các hành vi vi phạm khác đối với tổ chức, cá nhân. Nếu vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định.

5. Công chức có sáng kiến, giải pháp nâng cao hiệu quả công tác được xem xét khen thưởng và đề bạt theo quy định.

Điều 4. Chế độ làm việc

1. Việc quản lý, điều hành công việc hằng ngày tại Bộ phận TN&TKQ thực hiện theo chế độ Thủ trưởng.

2. Công chức được phân công nhận nhiệm vụ tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã phải thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao.

3. Công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận TN&TKQ phải thường trực tại nơi làm việc theo thời gian quy định tại Khoản 3 Điều 5 Quy chế này; trường hợp đi công tác hoặc có lý do vắng thì phải báo cáo với Trưởng bộ phận để bố trí, cử người khác thay.

4. Trong giờ làm việc hành chính các công chức Bộ phận TN&TKQ phải mặc đồng phục, đeo thẻ công chức để thuận tiện trong giao dịch công tác; trong giao tiếp và giải quyết công việc phải thực hiện đúng quy định về văn hóa giao tiếp ở công sở, không được gây phiền hà, sách nhiễu.

5. Việc họp, giao ban công việc của Bộ phận TN&TKQ phải bố trí vào thời điểm phù hợp, không được để ảnh hưởng đến giải quyết công việc của các tổ chức, cá nhân và các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan trong giờ hành chính.

Điều 5. Thời gian làm việc

1. Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận và trả kết quả vào tất cả các ngày làm việc, từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy hằng tuần.

2. Thời gian giải quyết TTHC thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ là thời gian làm việc do cấp thẩm quyền quy định (không kể ngày nghỉ theo quy định) và được tính kể từ ngày tiếp theo sau ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Thời gian làm việc: Các ngày làm việc trong tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định):

Buổi sáng: Từ 7giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút;

Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 phút.

Thời gian giao dịch đối với tổ chức, cá nhân: Buổi sáng từ 7giờ 30 phút đến 11 giờ; Buổi chiều từ 14 giờ đến 16 giờ 30 phút.

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN

Điều 6. Cơ cấu tổ chức Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Trưởng bộ phận TN&TKQ: Chủ tịch UBND cấp xã.

a) Trưởng bộ phận TN&TKQ là người đứng đầu Bộ phận TN&TKQ, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động chung của Bộ phận, chịu trách nhiệm trước trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã.

2. Các công chức làm việc gồm:

Điều 7. Nhiệm vụ của Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Tổ chức việc tiếp nhận, giao trả kết quả giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân:

Tổ chức niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các TTHC.

Bố trí công chức: Số hoá các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC và được lưu giữ sử dụng chung; hướng dẫn, tiếp nhận, giao trả kết quả giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã.

Điều hòa, phối hợp hoạt động hướng dẫn, tiếp nhận, trao trả kết quả giải quyết TTHC của các công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.

2. Giải thích, hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện việc nộp và nhận kết quả giải quyết TTHC đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền tại Bộ phận TN&TKQ.

3. Theo dõi, đôn đốc công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận TN&TKQ trong tiếp nhận, hướng dẫn, trả kết quả giải quyết các TTHC.

4. Thực hiện công tác đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức được bố trí về làm nhiệm vụ tại Bộ phận TN&TKQ.

5. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện những công việc có liên quan trong quá trình giải quyết các TTHC liên thông; trao đổi công tác nghiệp vụ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.

6. Phối hợp với Công chức Văn phòng - Thống kê UBND cấp xã tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc:

Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết TTHC và thực hiện nhiệm vụ của công chức tại Bộ phận TN&TKQ theo quy định.

Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; cung cấp dịch vụ hỗ trợ để hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của tổ chức, cá nhân về các TTHC tại Bộ phận TN&TKQ.

Tổng hợp, báo cáo đề xuất với UBND cấp xã việc điều chỉnh, sửa đổi, thay thế, bổ sung danh mục, quy trình và các nội dung liên quan khác trong việc giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ.

Đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; tích hợp dữ liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động của Bộ phận TN&TKQ.

7. Quản lý nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Bộ phận TN&TKQ theo quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết TTHC, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.

Thực hiện việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được giao.

Điều 8. Quyền hạn của Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Từ chối tiếp nhận các hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định.

2. Được đề nghị các cơ quan chức năng và các cơ quan, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu liên quan để phục vụ cho công tác giải quyết thủ tục, hồ sơ; được yêu cầu các cơ quan chức năng báo cáo thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết các TTHC cho các tổ chức, cá nhân.

3. Công chức có liên quan của Bộ phận TN&TKQ được tham dự các phiên họp định kỳ, đột xuất của UBND cấp xã và các cuộc họp của lãnh đạo UBND cấp xã bàn về các chủ trương, cơ chế chính sách đầu tư và các dự án đầu tư của cấp xã về cải cách TTHC và theo chỉ đạo của UBND cấp xã; tham dự các cuộc họp của các cơ quan, đơn vị có liên quan đến giải quyết TTHC để kịp thời nắm bắt thông tin, phục vụ công tác.

4. Đề xuất trang bị cơ sở vật chất cần thiết, nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận TN&TKQ.

5. Được hưởng đầy đủ các chế độ, chính sách theo quy định hiện hành.

6. Kiểm tra, giám sát, đánh giá, đôn đốc việc giải quyết TTHC của công chức tại Bộ phận TN&TKQ đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định thông qua phần mềm hành chính công. Chủ động trao đổi với công chức trực tiếp xử lý, giải quyết TTHC nhằm tháo gỡ vướng mắc trong quá trình thực hiện quy trình giải quyết TTHC; làm rõ nguyên nhân các trường hợp giải quyết TTHC chậm so với quy định.

7. Đánh giá, nhận xét về việc tiếp nhận, trả kết quả; tinh thần trách nhiệm, thái độ, tác phong làm việc của công chức tại Bộ phận TN&TKQ; được đề nghị UBND cấp xã và cấp trên khen thưởng các tập thể, cá nhân thực hiện tốt việc giải quyết các TTHC tại Bộ phận TN&TKQ.

8. Báo cáo, đề xuất UBND cấp xã điều động công chức vi phạm Quy chế làm việc, quy trình giải quyết TTHC hoặc năng lực chuyên môn không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao.

Điều 9. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Trưởng bộ phận Bộ phận TN&TKQ:

a) Chỉ đạo toàn diện các hoạt động của Bộ phận TN&TKQ; chịu trách nhiệm trước UBND cấp xã và pháp luật về hoạt động Bộ phận TN&TKQ.

b) Quản lý, phân công, điều hành công việc của công chức thuộc Bộ phận TN&TKQ trong giờ làm việc;

c) Ký các loại văn bản liên quan hoạt động của Bộ phận TN&TKQ theo quy định và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản. Ký duyệt chứng từ chuyển trả tiền thu phí, lệ phí cho các cơ quan chức năng. Chủ trì giải quyết TTHC theo quy định hiện hành của Nhà nước.

d) Được ký văn bản đôn đốc các cơ quan chức năng có liên quan đến giải quyết các TTHC để đảm bảo thời gian theo quy định.

đ) Chủ trì việc họp, giao ban công việc của Bộ phận TN&TKQ theo Quy chế này; tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết công việc của Bộ phận TN&TKQ theo quy định;

e) Có trách nhiệm báo cáo kịp thời UBND cấp xã những vấn đề khó khăn, vướng mắc liên quan đến thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận TN&TKQ và các công việc tại Bộ phận TN&TKQ, đề xuất biện pháp giải quyết.

g) Đề xuất với UBND cấp xã biện pháp đẩy mạnh cải cách TTHC để nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận TN&TKQ.

h) Chịu trách nhiệm nhà nước về quản lý tài sản, công chức và thực hiện các chế độ sinh hoạt, công tác hành chính khác tại Bộ phận TN&TKQ.

2. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND cấp xã:

a) Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Chủ tịch UBND cấp xã theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

b) Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND cấp xã.

c) Được ủy quyền điều hành hoạt động của Bộ phận TN&TKQ khi Chủ tịch UBND cấp xã đi vắng và được thông báo trên phần mềm điện tử.

3. Công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận TN&TKQ:

a) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do Trưởng bộ phận TN&TKQ phân công. Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo quy trình quy định, trả kết quả đúng hẹn cho tổ chức, cá nhân. Việc hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đảm bảo tổ chức, cá nhân chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần; hướng dẫn, số hoá hồ sơ, quản lý hành chính, quản trị mạng, quản lý nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Bộ phận TN&TKQ theo quy định của pháp luật; đề xuất mua sắm, bổ sung các trang thiết bị phục vụ các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ,…

b) Chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế, quy định của Bộ phận TN&TKQ và các quy định của pháp luật hiện hành.

c) Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Trưởng bộ phận TN&TKQ về thực hiện nhiệm vụ được giao.

d) Trong quá trình giải quyết công việc được giao, nếu có gì phát sinh, kịp thời báo cáo Trưởng bộ phận TN&TKQ giải quyết các công việc được giao để báo cáo cấp trên giải quyết theo quy định.

đ) Được bảo đảm trang thiết bị và các điều kiện làm việc khác theo quy định của pháp luật; được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn được giao; được pháp luật bảo vệ khi thi hành công vụ. Được hưởng các chế độ bồi dưỡng, hỗ trợ theo quy định hiện hành.

e) Kịp thời nghiên cứu cập nhật những quy định của pháp luật để tham mưu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện TTHC phủ hợp với quy định hiện hành để báo cáo, đề xuất Trưởng bộ phận TN&TKQ xem xét, báo cáo UBND cấp xã quyết định theo quy định.

Chương III

TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 10. Các TTHC thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

Bao gồm 100% TTHC của các ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã; các TTHC cơ quan huyện, tỉnh, Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương đã được UBND tỉnh phê duyệt Danh mục các TTHC đưa vào thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ.

Điều 11. Quy định đối với tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ được công chức hướng dẫn lập hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ, ghi phiếu hẹn trả kết quả theo quy định.

2. Thực hiện đầy đủ các quy định về giải quyết TTHC và các quy định của Bộ phận TN&TKQ; nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

3. Từ chối thực hiện những yêu cầu không được quy định trong TTHC hoặc chưa được công khai theo quy định.

4. Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của các giấy tờ có trong hồ sơ và cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan; khi nhận kết quả TTHC phải mang theo giấy hẹn trả kết quả và giấy tờ tùy thân (Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu,...) hoặc có giấy ủy quyền của người có tư cách pháp nhân (hoặc người đại diện theo pháp luật) đối với trường hợp không trực tiếp đi nhận, cử người đi nhận thay kết quả.

5. Không được cản trở việc giải quyết TTHC của công chức thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận TN&TKQ.

6. Không hối lộ hoặc dùng các thủ đoạn khác để lừa dối công chức thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận TN&TKQ trong quá trình giải quyết TTHC;

7. Phản ánh, kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền về những bất hợp lý của TTHC và các hành vi vi phạm của công chức trong thực hiện TTHC;

8. Khiếu nại, tố cáo công chức về việc giải quyết TTHC không đúng quy định;

9. Tổ chức, cá nhân khi đến giải quyết TTHC tại Bộ phận TN&TKQ phải có thái độ và ứng xử nghiêm túc;

10. Thực hiện quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 12. Quy định về xử lý hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC trực tiếp đến liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ hoặc gửi qua bưu điện qua dịch vụ công trực tuyến.

b) Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm số hoá các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC và được lưu giữ sử dụng chung.

c) Công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần bằng văn bản để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh (hoặc gửi văn bản hướng dẫn việc bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ gửi qua bưu điện).

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cập nhật vào phần mềm điện tử và viết Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả chuyển cho tổ chức, cá nhân; nếu hồ sơ tiếp nhận qua bưu điện thì gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua bưu điện hoặc nếu hồ sơ tiếp nhận trên cổng/trang dịch vụ công trực tuyến thì chuyển Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên môi trường mạng.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả trong ngày: Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thẩm định, trình lãnh đạo UBND cấp xã quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân (đối với hồ sơ tiếp nhận trước 11 giờ sáng thì hẹn hoàn trả trước 16 giờ 30 phút chiều cùng ngày, đối với hồ sơ tiếp nhận vào buổi chiều thì được phép hoàn trả trước 11 giờ của sáng hôm sau).

b) Đối với hồ sơ quy định có thời gian giải quyết và trả kết quả nhiều ngày: công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển công chức chuyên môn tham mưu trình UBNB cấp xã hoặc Chủ tịch UBND cấp xã giải quyết TTHC.

c) Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền quyết định của UBND huyện, tỉnh hoặc Bộ, ngành Trung ương: Công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện quy trình theo quy định hiện hành về giải quyết TTHC; tiếp nhận lại hồ sơ khi có kết quả.

d) Đối với một số lĩnh vực đảm bảo các điều kiện giải quyết trên môi trường mạng (kể cả hồ sơ dịch vụ công trực tuyến): Hồ sơ được thực hiện giải quyết hoàn toàn trên phần mềm điện tử của Bộ phận TN&TKQ.

3. Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân

a) Kết quả giải quyết TTHC của Bộ phận TN&TKQ được cập nhật vào phần mềm điện tử và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện).

b) Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Bộ phận TN&TKQ thông báo cho công chức giải quyết hồ sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Công chức giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau. Trưởng bộ phận TN&TKQ có văn bản gia hạn thời gian giải quyết, kèm theo văn bản xin lỗi chuyển văn bản đến tổ chức, cá nhân.

4. Thu phí và lệ phí:

Bộ phận TN&TKQ bố trí công chức thực hiện việc thu phí, lệ phí đối với những công việc (hoặc TTHC) được thu phí, lệ phí và thực hiện việc thanh, quyết toán theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 13. Chế độ họp, báo cáo của Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hằng tháng (hoặc khi có yêu cầu đột xuất), Trưởng bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận, giải quyết TTHC và các vấn đề liên quan báo cáo UBND cấp xã và cấp trên.

2. Định kỳ hàng tháng, Bộ phận TN&TKQ họp để đánh giá kết quả hoạt động. Định kỳ 06 tháng họp kiểm điểm công tác của từng công chức làm căn cứ để đánh giá, nhận xét hàng năm.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Trách nhiệm của UBND cấp xã

Đối với các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã thì các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân thực hiện theo quy chế làm việc của UBND cấp xã.

Điều 15. Mối quan hệ công tác giữa Bộ phận TN&TKQ với UBND cấp xã

1. Bộ phận TN&TKQ chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chủ tịch UBND cấp xã. Trưởng bộ phận TN&TKQ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của UBND cấp xã và cấp trên để giải quyết những vấn đề phát sinh và những nội dung vượt thẩm quyền; tổ chức triển khai và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của cấp trên về những lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận TN&TKQ.

2. Trưởng Bộ phận TN&TKQ nhận xét, đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của công chức trong thời gian được cử đến làm việc tại Bộ phận TN&TKQ theo Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận TN&TKQ được UBND cấp xã phê duyệt. Công chức báo cáo với Trưởng bộ phận Bộ phận TN&TKQ giải quyết những trường hợp công chức đang làm việc tại Bộ phận TN&TKQ nghỉ ốm, nghỉ phép, đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định.

Điều 16. Xây dựng đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Đảm bảo số lượng công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ và tham gia trong quá trình giải quyết TTHC phù hợp với tình hình thực hiện TTHC tại UBND cấp xã.

2. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ CCHC theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại; không ngừng nâng cao năng lực quản trị, khai thác, vận hành ứng dụng phần mềm hệ thống thông tin trong quản lý và giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với đội ngũ công chức cấp xã.

3. Tăng cường hơn nữa kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng hành chính đối với công chức. Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân cho mỗi công chức.

4. Thường xuyên bồi dưỡng tin học nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC của công chức.

5. Nâng cao hiệu quả giám sát của nhân dân đối với hoạt động của          công chức tại Bộ phận TN&TKQ.

Điều 17. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp xã

1. Đầu tư, cải tạo nâng cấp phòng làm việc

a) Bộ phận TN&TKQ phải đảm bảo diện tích theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ; đảm bảo thông thoáng, tiện lợi cho việc giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân.

b) Đảm bảo không gian làm việc nghiêm túc, bố trí liên thông, tiện lợi cho việc giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân.

c) Việc đầu tư, cải tạo, nâng cấp phòng làm việc Bộ phận TN&TKQ được thực hiện phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

2. Đầu tư trang thiết bị

a) Nâng cấp và bổ sung các phương tiện làm việc của công chức tham gia trong quy trình giải quyết TTHC.

b) Trang bị đầy đủ các nhu cầu cơ bản cho tổ chức và công dân khi liên hệ giải quyết các TTHC như: ghế ngồi, nước uống, báo chí, quạt mát, thiết bị hỗ trợ tra cứu thông tin…

c) Có bố trí các camera quan sát để lãnh đạo có thể giám sát được quá trình làm việc của công chức tại Bộ phận TN&TKQ,...

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Khen thưởng, kỷ luật

1. Khen thưởng: Trưởng bộ phận TN&TKQ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận TN&TKQ. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để đề xuất cấp có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật về Luật Thi đua, khen thưởng.

2. Kỷ luật: Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ nếu vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Điều khoản thi hành

1. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND cấp xã; Trưởng bộ phận TN&TKQ, các công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ và Bộ phận TN&TKQ thuộc UBND cấp xã có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ phận TN&TKQ thuộc UBND cấp xã để tổng hợp, báo cáo UBND cấp xã xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN/ THỊ XÃ/ THÀNH PHỐ

MẪU

QUYẾT ĐỊNH BỐ TRÍ CÔNG CHỨC LÀM VIỆC TẠI BỘ PHÂN TN&TKQ

QUYẾT ĐỊNH

Bố trí công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn…

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN…

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-TU ngày 20 tháng 7 năm 2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ  máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016-2020;

Xét đề nghị của Công chức Văn phòng-Thống kê UBND xã/phường/thị trấn,…

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt danh sách công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn… (có danh sách kèm theo).

Điều 2. Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn… được hưởng các chế độ theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Công chức Văn phòng - Thống kê UBND xã/phường/thị trấn, Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, thủ trưởng các cơ quan, đợn vị và các ông (bà) có tên tại điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.